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TEAM ORGANIZER (tareas)
Es el programa para la gestión centralizada de tareas. En Organizer un usuario
puede crear tareas, citas, partes de trabajo y asignarlas a otros usuarios
o a grupos.
Tareas
Una tarea es una ficha que refleja algo por hacer. Si una tarea es compleja
puede dividirse en otras, en tantos niveles como sean necesarios. Los receptores
de una tarea solo verán el nivel que les es asignado, un gestor puede distribuir
trabajo y tener una visión de conjunto. Asimismo los receptores de la tarea
pueden crear nuevas subtareas para asignarlas a otras personas de su equipo
y delegar el trabajo por hacer.
Colas de tareas
En Organizer un usuario dispone de listas para visualizar y trabajar con su
carga de trabajo pendiente, realizado, viendo las prioridades que le marcan
los gestores. También tiene paneles para las tareas que él ha generado, de
las que es gestor, supervisando su estado.
El gestor puede crear plantillas de acción, cuando una tarea es muy repetitiva
o ha de ser lanzada por el sistema bajo ciertos sucesos con la plantilla se
genera una tarea que se rellenará y asignará con rapidez.
Las tareas pueden ser desde pequeñas cosas por realizar a grandes proyectos
que se subdividan en muchas fases.
Un gestor puede supervisar la lista de tareas pendientes de un usuario y modificar
las prioridades de trabajo de manera gráfica, utilizando el ratón.
Composición de una tarea
- Libro de especificaciones y anotaciones
Las tareas llevan un libro de anotaciones ilimitado donde tanto el gestor
como el usuario que ha de llevarla a cabo pueden realizar tantas entradas
como quieran.
- Trabajos realizados
Los usuarios destinatarios de tareas apuntan trabajos realizados a las
tareas, si los trabajos cambian el estado de la tarea, el gestor recibe
notificación del cambio, ya sea una notificación de tarea finalizada o
de parada por problemas que ha de supervisar. Los trabajos realizados
por los usuarios generan partes de trabajo diario que los usuarios pueden
utilizar como informe periódico de actividad, o que sirve para la supervisión
de los gestores. Con los trabajos realizados podemos computar el tiempo
y los recursos empleados en la labor que se totalizan y se comparan con
lo estimado por el gestor. Los recursos también pueden tener indicación
de costes y facturación para realizar análisis de rentabilidad y presupuesto.
- Documentos asociados
Cada tarea dispone de una bandeja de documentos asociados, en una tarea
podemos incluir faxes, email, documentos de Office o cualquier otro archivo.
- Agenda
Cada tarea tiene un apartado de agenda, donde podemos tantas citas como
sean necesarias durante la vida de la tarea. Visitas, llamadas a realizar,
llamadas recibidas, envíos, etc.
- Subtareas
Una subtarea puede estar compuestas por otras subtareas, de manera que
podamos generar un árbol tan complejo de desglose como sea necesario para
realizarla.
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¿qué
es team?